La transformación digital se ha convertido en un factor clave para asegurar el crecimiento y la continuidad de las empresas. Las organizaciones en México han dado los primeros pasos para adoptar tecnología de punta en sus procesos, pero con cambios tan vertiginosos, también hace falta una estrategia.
Conoce lo más relevante sobre transformación digital para tu empresa:
- ¿Qué es la transformación digital?
- ¿Cuál es el objetivo de la transformación digital?
- La transformación digital no solo es adopción de nueva tecnología
- Así se realiza una transformación digital
- ¿Cuáles son los riesgos de la transformación digital?
¿Qué es la transformación digital?
En principio se trata de la adopción de nuevas tecnologías, para digitalizar procesos, que antes no lo eran. Sin embargo, este término tiene mucha más profundidad, pues se trata de un cambio radical no solo en la tecnología que se usa, sino en la mentalidad de las empresas, para evolucionar con esta.
Es por ello que, cada año, la inversión en transformación digital se incrementa. Se estima que a nivel global, el gasto en tecnologías y servicios de transformación digital alcance los 2.16 billones de dólares en 2023 y llegue a 3.4 billones de dólares para 2026, de acuerdo con datos del portal Statista. (1)
Un punto a destacar es que la pandemia aceleró los procesos de digitalización en todo el mundo, pero sobre todo en México. La transformación se amplió a las interacciones con clientes y la cadena de suministro. A nivel global, el índice de adoptantes digitales en 2020 fue de 39%, mientras que en México fue de 52%, según información de Statista. (2)
¿Cuál es el objetivo de la transformación digital?
La transformación digital trae muchos beneficios para las empresas:
- Automatiza procesos repetitivos. Sin importar el tamaño de la organización, el sector o el giro al que se dedique, hay muchos procesos que se repiten constantemente, por ejemplo, envío de correos para confirmar pedidos, reposición y control de inventarios, etc.
Las herramientas digitales permiten automatizar todo esto, para que los colaboradores se enfoquen en tareas relevantes y que aporten valor a la empresa.
- Las hace más eficientes. Junto con la automatización, viene la agilización de procesos y una respuesta más efectiva ante las eventualidades que puedan presentarse.
Un chatbot, con inteligencia artificial, ayuda a resolver las dudas de los clientes sin importar la hora o el día. Un sistema de inventarios automatizado prevé un incremento en la demanda de cierto producto y hacer la solicitud directamente con el proveedor.
- Reduce costos. Aunque iniciar un proceso de transformación digital implica una inversión, en el mediano y largo plazo, la reducción de tiempo en los procesos, la disminución de errores y la automatización se traducen en ahorro de dinero para las organizaciones.
- Mejora la experiencia de los clientes. Las herramientas digitales optimizan los procesos de las empresas y esto tiene una repercusión directa en los clientes.
Un cliente que acude a una tienda podrá encontrar siempre su producto favorito; otra persona recibirá en su teléfono una promoción especial, o el proceso de compra en una tienda en línea será sencillo y seguro para los usuarios.
La transformación digital no solo es adopción de nueva tecnología
Hay una gran cantidad de alternativas para desarrollar la transformación digital en las empresas: adopción de nuevo software, nuevos procedimientos, maquinaria conectada a internet, migración de operaciones a la nube, implementación de inteligencia artificial, generación y análisis de datos, etc.
El panorama es muy amplio y en principio es tentador adoptar cualquier nueva tecnología que llega al mercado. Pero el tecnológico, es un mundo con grandes cambios en muy poco tiempo, así que usar una nueva herramienta, solo porque está de moda, podría resultar contraproducente.
Detrás de cualquier decisión, debe haber una estrategia y una justificación de cómo y por qué se va a implementar una nueva tecnología. Además, en el plan deben contemplarse los pasos a seguir en caso de que no funcione como se esperaba o cómo pasar al siguiente nivel una vez que se ha completado su implementación.
Algo que debes tener en cuenta es que las herramientas digitales están ahí, pero lo más importante es que trabajen todas en conjunto. Por ejemplo, que todos los sistemas de punto de venta estén conectados, para que el sistema de inventarios sea efectivo.
Así se realiza una transformación digital
Hay varios factores clave al momento de implementar una nueva tecnología o digitalizar una empresa:
- Identificar las herramientas
El primer paso es identificar qué áreas de la empresa queremos digitalizar, cuáles son los motivos, qué se espera lograr con ello y buscar las herramientas más adecuadas.
Así también puedes identificar cuál será la mejor solución. Por ejemplo, si tienes dos o tres herramientas de software, sabrás cuál es la más adecuada a tus necesidades y si podrás seguir evolucionando tu transformación digital con ella o no.
- El tiempo que tomará la implementación
A veces pensamos que solo se trata de instalar un nuevo programa en la computadora y listo, todo el proceso te tomaría un par de horas.
Sin embargo, dependiendo de la complejidad de la herramienta, este proceso podría tomar días, semanas, incluso hay algunas implementaciones que toman meses. Verifica con el proveedor cuánto tiempo tomará todo el proceso, qué áreas de tu empresa estarán implicadas y qué cosas podrían retrasar la implementación.
- Educación y formación del personal que estará involucrado
Uno de los principales factores de que la adopción de nuevas tecnologías fracase es la resistencia de las personas a usar las nuevas herramientas. En ocasiones se trata solo de falta de conocimiento de cómo funcionan, en otras es que no terminan de ver cómo les beneficia en su trabajo diario.
Es por esto que tus equipos de trabajo deben recibir no solo la capacitación del uso de nuevas tecnologías, sino la sensibilización de qué tareas les facilitará, qué beneficios directos van a tener y cómo estarán involucrados en todo el proceso.
- Transformación organizacional
Puede ser que una nueva herramienta requiera personal específico para su manejo, o a veces los departamentos tienen que ajustar su personal para la gestión de la nueva tecnología o software.
En cualquier caso, debes tener presente que se requiere un ajuste en tus equipos de trabajo, para la gestión.
- Incorporar de forma gradual la nueva tecnología
Considera que no todas las personas de tu equipo están preparadas de la misma manera para hacer frente a los cambios disruptivos. Lo ideal es que las personas pudieran adaptarse de forma rápida, pero en muchas ocasiones esto no es así.
Por eso, para el momento en que una nueva tecnología está funcionando completamente, tuvo que haber un proceso de adaptación y capacitación.
- Prever un periodo de ajuste y errores.
Junto con el punto anterior, es normal que al principio haya errores y no se saque el mayor provecho de las herramientas, así que se tiene que dar un tiempo para que las personas se adapten al manejo del software o la nueva tecnología.
Además, una vez que ha pasado este periodo, se deberá buscar qué otras alternativas ofrece para sacar el mayor provecho de la herramienta y no quedarse en un nivel básico de uso.
¿Cuáles son los riesgos de la transformación digital?
Como habrás visto, hay muchas más ventajas que desventajas en la transformación digital de las empresas. No solo pones a tu empresa a la vanguardia, sino que aseguras su continuidad y que siga creciendo. Aquellas empresas que no logran evolucionar, corren el riesgo de quedarse al margen.
En cuanto a los riesgos, estos más bien tienen que ver en cómo enfrentan las empresas la transformación digital. Uno de los más importantes es comenzar a invertir sin tener una estrategia clara.
El mercado digital es muy amplio, por ejemplo, puedes encontrar miles de programas para llevar la contabilidad en tu negocio, para manejar tus ventas o para gestionar los recursos de tu empresa.
¿Cómo elegir la mejor opción? Siempre el foco debe estar en tus necesidades y en las proyecciones que tengas para tu empresa, ¿qué tanto esperas crecer?, ¿vas a llegar a nuevos mercados?, ¿esperas diversificar?, ¿quieres vender más? Las herramientas que elijas deberán ayudarte a ello.
Otro punto que no debes perder de vista es tratar de adoptar muchas soluciones a la vez o querer abarcar muchas aristas al mismo tiempo. Enfócate en las tecnologías que te darán mayor crecimiento y luego revisa qué otras podrías adoptar, también.
Por último, ten presente que no puedes dejar para después la transformación digital de tu negocio y si ya has empezado, comprueba qué otras alternativas hay para que te mantengas siempre innovando.
Fuentes:
(1) Statista, Spending on digital transformation technologies and services worldwide from 2017 to 2026.
(2) Statista, Digital transformation comparison between Mexico and the rest of the world in 2020.
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