¿Alguna vez has pensado en cuánto tiempo y recursos se dedican al proceso de creación, negociación y gestión de contratos? De acuerdo con el Informe In(Sight) de WorkMarket, el 53% de los empleados afirman que pueden ahorrar hasta 2 horas de trabajo al día, lo cual se traduce a 240 horas al año a través de la automatización, mientras que 8 de cada 10 empresarios aseguran que la automatización puede liberar hasta 3 horas de trabajo al día, es decir, 360 horas al año. (1)
Esta cifra es sorprendente, pero la buena noticia es que la automatización de contratos puede ayudar a reducir significativamente el tiempo y sus costos asociados, mejorando la eficiencia de todo el proceso.
La automatización de contratos es una solución tecnológica que utiliza software inteligente para automatizar las tareas manuales y procesos asociados con la gestión de contratos. Esto incluye la creación, negociación, ejecución y monitoreo de los mismos.
En primer lugar, la automatización de contratos comienza con la creación de plantillas estandarizadas y aprobadas por el departamento legal. Estas plantillas se cargan en el sistema y se convierten en la base para generar nuevos contratos.
Cuando surge la necesidad de un nuevo contrato, el sistema puede rellenar automáticamente los campos estándar con información predefinida, como los detalles de las partes involucradas, los términos y condiciones estándar, y cualquier otra información relevante.
Una vez que se ha generado el borrador del contrato, entra en juego la negociación automatizada. El sistema puede identificar y resaltar las cláusulas negociables, y las partes involucradas pueden intercambiar comentarios y sugerencias de manera eficiente y segura a través de la plataforma en línea.
Sin duda, esto reduce significativamente el tiempo y los costos asociados con el envío de correos electrónicos y documentos de ida y vuelta.
Cuando se alcanza un acuerdo, el sistema puede generar automáticamente la versión final del contrato, obtener las firmas electrónicas de todas las partes involucradas y almacenar el contrato firmado de manera segura en la nube, por lo que se elimina la necesidad de imprimir, escanear y archivar manualmente los documentos físicos.
El sistema también puede monitorear y rastrear automáticamente las fechas clave, los plazos y las obligaciones definidas en el contrato, lo cual garantiza que nunca se pierda un plazo importante y que se cumplan todas las condiciones contractuales.
La automatización de contratos simplifica y agiliza todo el proceso, desde la creación hasta la gestión y el cumplimiento de los contratos. Al eliminar tareas manuales y repetitivas, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que reducen los riesgos y mejoran la precisión y la consistencia en todo el ciclo de vida del contrato.
Fuentes:
(1) WorkMarket, What AI & Automation Really Mean For Work.
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