Consideraciones legales en la automatización de contratos

Las herramientas digitales han hecho más eficientes muchos procesos en las empresas. La automatización de contratos es el uso de la tecnología para crear, gestionar y ejecutar contratos de manera eficiente, al mismo tiempo que se reduce la intervención manual y se minimizan errores.

Por medio de software especializado, se generan contratos a partir de plantillas predefinidas, se facilita la firma digital y se realiza un seguimiento automatizado del cumplimiento de sus términos. 

Actualmente, cerca de 2 billones de dólares se pierden a nivel global por una gestión deficiente de los acuerdos, según un estudio realizado por Deloitte y Docusign. ⁽¹⁾

Esto afecta a empresas de todos los tamaños y a sus clientes, que pierden la oportunidad de alcanzar acuerdos mutuamente beneficiosos debido a una ejecución ineficiente.

En América Latina, las organizaciones gestionan acuerdos un 18% más rápido que el promedio global, señala el mismo estudio. ⁽¹⁾

Entre sus principales beneficios, la automatización de contratos permite ahorrar tiempo, reducir errores humanos y mejorar la seguridad legal al garantizar que los documentos cumplen con los estándares legales locales e internacionales.

Regulación de los contratos digitales en México

Los contratos digitales tienen la misma validez legal que aquellos impresos en papel y se encuentran regulados por varias leyes y códigos:

• Código de Comercio. En su artículo 89 y 89 bis, establece la validez de los contratos celebrados por medios electrónicos y reconoce la firma electrónica como un medio válido para manifestar el consentimiento de un contrato. ⁽²⁾
• Código Civil Federal. El artículo 1803 indica que el consentimiento puede manifestarse por medios verbales, escritos, medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología. ⁽³⁾
• Ley Federal de Protección al Consumidor (LFPC). El artículo 76 bis señala las disposiciones que aplican para las relaciones entre proveedores y consumidores cuando las transacciones se realizan por medios digitales. ⁽⁴⁾
• Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares (LFPDPPP). Contempla el tratamiento de datos personales en contratos digitales, así como las obligaciones sobre consentimiento, resguardo y uso de información. ⁽⁵⁾
• Normas Oficiales Mexicanas (NOM). La NOM-151 señala los requisitos para la conservación de documentos digitalizados para que tengan validez jurídica. ⁽⁶⁾

Automatización de contratos y su gestión

En Global Payments Technology Mexico contamos con medidas de seguridad muy estrictas para todo el proceso de automatización de contratos y para el manejo de los documentos:

• Aplicamos la NOM-151 para la gestión de documentos, firmas y toda la información obtenida del proceso digital. Además, certificamos el expediente y nos aseguramos de que ni los documentos ni la información hayan sido manipulados después de su captura.
• Los datos personales y la información sensible de los clientes se encuentran resguardados y no pueden ser compartidos. En cualquier momento, puedes consultar el aviso de privacidad para revisar lo que este contempla.
• Todos los documentos y la información personal se encuentran cifrados con protocolos de última generación, para garantizar que están protegidos durante el proceso y su almacenamiento. 
• También se ha implementado la autenticación de dos factores, con lo que recibirás un token en tu correo electrónico para validarlo. Si tú eres quien está realizando todo el trámite, debes ingresarlo para confirmar tu identidad; pero, si es un ejecutivo quien te ayuda a realizarlo, deberás proporcionárselo, para continuar con la contratación. 
• Las firmas electrónicas cuentan con validez legal y para ello se cotejan con la firma de la identificación oficial. 
• Otro factor importante es que, al momento de realizar la captura de información, se almacenan algunos datos relevantes, como la geolocalización y la IP de origen.

En resumen, en México, la regulación vigente respalda la validez de los contratos digitales, y garantiza su reconocimiento legal y la protección de los datos. 

En Global Payments Technology Mexico, aplicamos estrictos estándares de seguridad y normativas para asegurar la integridad y confidencialidad de la información durante todo el proceso. 

Fuente:

(1) Deloitte y Docusign, Unlocking The Value of Agreement Management.

(2) Código de Comercio.

(3) Código Civil Federal.

(4) Ley Federal de Protección al Consumidor.

(5) Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.

(6) NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016.

LEGAL

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